الموقع: الرياض
نبذة عن الوظيفة:
يعتبر مساعد إداري لمشروع استشارات إدارة المشاريع مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري والكتابي الشامل لضمان سير عمل مكتب المشروع بسلاسة. يشمل الدور التعامل مع مجموعة متنوعة من المهام، مثل جدولة الاجتماعات، والحفاظ على الوثائق، وتنسيق التواصل بين فرق المشروع، والمساعدة في العمليات اليومية للمكتب. ويلعب المساعد الإداري دوراً أساسياً في دعم أنشطة إدارة المشروع، مع الحرص على تحقيق تدفق إداري منتظم وفعال.
المسؤوليات:
- تقديم الدعم الإداري العام لفريق إدارة المشروع، بما في ذلك إعداد المراسلات، وتنظيم الجداول الزمنية، وترتيب الوثائق.
- التعامل مع المكالمات الواردة، ورسائل البريد الإلكتروني ووسائل الاتصال الأخرى، مع ضمان معالجة كافة الاستفسارات أو توجيهها بالشكل المناسب.
- المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى حسب متطلبات مديري المشروع أو رؤساء الفرق.
- تنظيم وجدولة الاجتماعات، بما في ذلك ترتيب أماكن الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال، وتدوين محاضر الاجتماعات.
- التأكد من إعداد وتوزيع كافة المواد المطلوبة للاجتماعات (مثل الوثائق، والتقارير، والعروض التقديمية) مسبقاً.
- تنسيق الفعاليات والورش والزيارات الميدانية حسب الحاجة، مع التعامل مع الجوانب اللوجستية، والدعوات، والمتابعات.
- الحفاظ على وتنظيم وثائق المشروع، مع التأكد من تحديث وتخزين الملفات بدقة لسهولة الوصول إليها.
- المساعدة في إعداد ومراجعة وتوزيع وثائق المشروع مثل العقود والتقارير والمراسلات.
- ضمان تنظيم وأرشفة المواد المتعلقة بالمشروع بشكل صحيح، سواءً في شكل رقمي أو مطبوع.
- العمل كحلقة وصل بين الأقسام المختلفة، والمقاولين، والاستشاريين والمعنيين بالمشروع، لضمان تواصل سلس.
- تسهيل تبادل المعلومات بين فريق المشروع والأطراف الخارجية، مثل العملاء والموردين والجهات التنظيمية.
- المساعدة في إدارة قنوات الاتصال (البريد الإلكتروني، والمذكرات، والإعلانات) لضمان مشاركة التحديثات مع الجهات المعنية في الوقت المناسب.
- إدارة العمليات اليومية للمكتب، بما في ذلك طلب اللوازم المكتبية، ومعالجة البريد، وضمان تنظيم بيئة العمل.
- المساعدة في صيانة المعدات المكتبية والتنسيق مع دعم تكنولوجيا المعلومات لحل المشكلات التقنية عند الحاجة.
- ضمان توفير بيئة عمل تدعم العمليات الفعالة، مع الحرص على النظافة والتنظيم والجو المهني.
- المساعدة في تنسيق ترتيبات السفر لفريق المشروع، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، والإقامة ووسائل النقل.
- التأكد من إدارة الوثائق المتعلقة بالسفر (مثل خطط الرحلات وتقارير المصاريف) بشكل سليم.
- دعم فريق المالية من خلال الحفاظ على سجلات مصاريف المكتب، وإدارة الصندوق النقدي، وتتبع مخصصات الميزانية للوازم المكتب أو الفعاليات.
- المساعدة في معالجة وتتبع الفواتير والإيصالات والوثائق المالية حسب متطلبات فريق إدارة المشروع.
- المساعدة في الحفاظ على سجلات الوقت، وسجلات الحضور، وطلبات الإجازات لفريق المشروع.
- تقديم الدعم الإداري المتعلق بإدارة الموظفين، مثل معالجة وثائق انضمام وخروج الموظفين.
- دعم المهام الإدارية الأخرى التي يكلف بها مدير المشروع أو مدير المكتب، مع ضمان إنجازها في الوقت المناسب وباحترافية.
- الحفاظ على سرية المعلومات والتعامل مع البيانات الحساسة بحذر واحترافية.
المتطلبات الأساسية:
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (ويفضل الحاصلون على دبلوم أو درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة).
- خبرة إدارية لا تقل عن 2-5 سنوات، ويفضل أن تكون في بيئة إدارة المشاريع أو البناء.
- إجادة استخدام حزمة Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) وبرامج المكتب الأخرى.
- مهارات تنظيمية وقدرة على تعدد المهام مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
- مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية.
- القدرة على إدارة الوقت بفعالية، وتحديد أولويات المهام، والالتزام بالمواعيد النهائية.
- سلوك مهني ومهارات تواصل بين الأشخاص قوية للتفاعل مع أعضاء الفريق والأطراف الخارجية.
- معرفة أنظمة إدارة الوثائق تعتبر ميزة إضافية.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
رابط التقديم: اضغط هنا