الموقع: المملكة العربية السعودية
نبذة عن الشركة:
تعد شركة الصناعات الحديثة الدولية (IMFI) من الشركات الرائدة في قطاع الصناعات الحديثة. وبفضل تواجدها العالمي والتزامها القوي بالابتكار والتميز، تسعى IMFI دوماً لتقديم منتجات وخدمات عالية الجودة لعملائها.
نظرة عامة على الوظيفة:
تسعى الشركة حالياً لتوظيف مساعد إداري مكتب يتمتع بتنظيم عالٍ وكفاءة ممتازة للانضمام إلى فريق IMFI. يعتبر هذا الدور حيوياً لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة وكفاءة. يجب أن يمتلك المرشح المثالي مهارات إدارية قوية، وقدرات تواصل متميزة، ومظهر احترافي.
المسؤوليات الرئيسية:
- تقديم الدعم الإداري العام للمكتب، بما في ذلك الرد على المكالمات الهاتفية، والرد على رسائل البريد الإلكتروني، واستقبال الزوار.
- الحفاظ على سجلات الموظفين وتحديثها، بما يشمل معلومات الاتصال وسجلات الحضور.
- جدولة المواعيد والاجتماعات والتنسيق مع الأقسام المختلفة حسب الحاجة.
- المساعدة في إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والوثائق الأخرى.
- إدارة المستلزمات المكتبية والمعدات، وضمان تجديدها في الوقت المناسب.
- تنظيم وتنسيق فعاليات الشركة والاجتماعات.
- التعامل مع البريد الوارد والصادر، بما في ذلك الفرز، والتوزيع، والأرشفة.
- الحفاظ على بيئة مكتبية نظيفة ومنظمة.
المتطلبات:
- شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ ويفضل الحاصلون على تعليم إضافي أو شهادة في إدارة المكاتب.
- خبرة مثبتة في دور مساعد إداري أو في وظيفة مشابهة.
- مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة.
- قدرات تواصل كتابية وشفوية قوية.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office وغيرها من البرامج ذات الصلة.
- القدرة على أداء مهام متعددة والعمل تحت الضغط.
- سلوك مهني وودود مع اهتمام كبير بالتفاصيل.
- القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة.
- معرفة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب تعتبر ميزة إضافية.